Clasificación y asignación de comunicaciones
Clasificación y asignación automática de las comunicaciones entrantes en el despacho.
La primera funcionalidad de Cribo clasifica el correo entrante y su documentación y los convierte en tareas asignadas al personal correspondiente.
Las comunicaciones que recibe un despacho se reparten entre las cuentas de correo de sus trabajadores, porque cada cliente y cada administración escribe a la dirección que conoce. El trabajo pendiente queda disperso en bandejas que el resto del equipo no ve.
Antes de tramitar cada asunto hay que determinar a qué cliente corresponde, de qué tipo es y con qué urgencia debe atenderse. Esta clasificación previa la realiza personal cualificado, no es facturable y crece con el número de clientes.
Cribo opera sobre una dirección única de entrada. Las cuentas actuales pueden mantenerse reenviando a ella, sin cambiar de proveedor de correo ni modificar los sistemas existentes. Todas las comunicaciones quedan registradas en un mismo punto, con independencia de la cuenta por la que lleguen.
Tratamiento de cada comunicación recibida
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01
Lectura
El sistema procesa el contenido del correo y de los documentos adjuntos.
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02
Identificación del cliente
El contenido se asocia con el cliente del despacho al que corresponde.
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03
Clasificación y prioridad
Se determina el tipo de asunto —requerimientos de la AEAT y la TGSS, documentación laboral, contable-fiscal o consultas— y su prioridad en función de los plazos aplicables.
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04
Asignación
Se genera la tarea, se atribuye al técnico competente y se incorpora al panel de trabajo.
Los casos en los que el sistema no alcanza certeza suficiente no se clasifican de forma automática, sino que se derivan a revisión humana. Las correcciones del equipo se incorporan al criterio del sistema.
Criterio de reparto común y trazabilidad de la carga de trabajo
El resultado del proceso es una tarea con cliente, tipo de asunto, prioridad y responsable asignado, visible para todo el despacho en un panel común. Además del tiempo de clasificación que se elimina, esto modifica la forma en que se organiza el trabajo.
La carga de cada técnico y el estado de cada asunto pueden consultarse en cualquier momento, sin pedir información a la persona que lo lleva. Las ausencias y los cambios de responsable no dejan trabajo pendiente en cuentas de correo individuales, porque las reglas de asignación están definidas en el sistema y se aplican por igual a todas las comunicaciones entrantes.
Los datos no salen del despacho
El sistema funciona con modelos de lenguaje de código abierto ejecutados en infraestructura bajo el control del propio despacho. Las comunicaciones y la información de los clientes no se envían a servicios de terceros ni se utilizan para entrenar modelos externos.